Data pubblicazione: settembre 2025

Informativa sul trattamento dei dati personali relativa alla partecipazione ad Eventi

Informativa sul trattamento dei dati personali relativa alla partecipazione ad Eventi

Indice

Chi è il Titolare del trattamento e qual è lo scopo di questa informativa?
Quali dati trattiamo?
Per quali finalità trattiamo i tuoi dati?
Con chi condividiamo i tuoi dati?
Dove potremmo trasferire i tuoi dati?
Per quanto conserviamo i tuoi dati?
Come proteggiamo i tuoi dati?
Quali sono i tuoi diritti?
Chi puoi contattare per maggiori informazioni?
Come vengono effettuate le modifiche a questa informativa?

Chi è il Titolare del trattamento e qual è lo scopo di questa informativa?

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), il Titolare del trattamento dei tuoi dati personali trattati per le finalità indicate in questa informativa è Pulsee S.r.l. (“Pulsee” o “il Titolare”), società soggetta a direzione e coordinamento da parte di Axpo Italia S.p.A., cod. fisc. e p.iva 17484351006, con sede legale in Via IV Novembre 149, 00187 - Roma e sede operativa in Via XII Ottobre 1, 16121 - Genova.

La presente informativa è rivolta ai dipendenti, collaboratori, clienti, soggetti terzi, fornitori e partner commerciali di Pulsee che intendono partecipare agli eventi organizzati dalla stessa (“Eventi”) quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, spettacoli, manifestazioni sportivi e culturali, workshop, iniziative interne, concorsi, ecc.. Questa informativa ha lo scopo di permetterti di comprendere come vengono trattati i tuoi dati personali e quali misure adotta Pulsee per garantire il rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione, esattezza, integrità, riservatezza e sicurezza.

Quali dati trattiamo?

Per dato personale si intende qualsiasi informazione idonea a identificarti direttamente o indirettamente. Per la partecipazione agli Eventi organizzati da Pulsee, ovvero per la gestione di alcune attività preliminari agli stessi (ad es. nel caso di concorsi), potrebbe essere necessario raccogliere alcuni tuoi dati. Ciò avverrà solo nella misura in cui strettamente necessario e limitatamente alle sole informazioni indispensabili per permetterti la partecipazione agli Eventi. Di seguito sono indicati i tuoi dati personali che potranno essere trattati.

Dati identificativi comuni, quali nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo, numero di documento di identità, indirizzo e-mail, numero di telefono, titolo, nazionalità, codice fiscale.
Foto e video eventualmente realizzati direttamente o indirettamente da Pulsee, anche tramite propri incaricati, durante la partecipazione agli Eventi. Ove la partecipazione a un Evento comporti il trattamento di tali dati, sarai preventivamente informato e ti verrà richiesto di esprimere il tuo consenso a essere ritratto in riprese audiovisive o in foto. A fronte del tuo consenso, partecipando ad Eventi riconoscerai di essere a consapevole della possibilità che Pulsee possa utilizzare la tua immagine e voce per le finalità indicate nel successivo Paragrafo 3.

In alcune circostanze, la partecipazione a taluni Eventi (ad es. manifestazioni sportive) potrebbe comportare il trattamento della tua immagine mediante riprese in real-time (ad es. tramite cam) ovvero attraverso la realizzazione di foto e video per finalità proprie di altri titolari. In questi casi, tali ulteriori titolari saranno tenuti a fornirti la loro informativa e, eventualmente, a raccogliere il tuo consenso al trattamento.

Categorie particolari di dati personali, ovvero qualsiasi informazione idonea a rivelare la tua origine razziale o etnica, le tue convinzioni religiose o filosofiche o dati relativi alla salute, ivi inclusi, ad es., informazioni relative a intolleranze alimentari ovvero ad allergie (ad. es. per la registrazione ad Eventi nei quali è prevista l’erogazione di servizi di ristorazione o l’accesso ad aree hospitality). Ove la partecipazione a una specifica iniziativa possa comportare il trattamento di tali dati, sarai preventivamente informato e ti verrà richiesto di esprimere il tuo consenso al trattamento.

In alcune circostanze, la partecipazione a taluni Eventi potrebbe comportare il trattamento dei tuoi dati particolari per finalità proprie di altri titolari. In questo casi, tali ulteriori titolari saranno tenuti a fornirti la loro informativa e a raccogliere il tuo consenso al trattamento.

Ulteriori dati personali che potresti fornire direttamente o indirettamente a Pulsee su base volontaria tramite la compilazione di moduli e/o form. Pulsee non richiederà mai dati ulteriori rispetto a quelli strettamente indispensabili per permetterti di partecipare agli Eventi; pertanto, ti invitiamo a porre particolare attenzione nella compilazione di eventuali campi liberi all’interno di moduli e/o form, in modo da non indicare dati personali di soggetti terzi (a meno che ciò non sia strettamente necessario o funzionale alla partecipazione agli Eventi) ovvero informazioni non necessarie.

Per quali finalità trattiamo i tuoi dati?

Per trattamento si intende qualsiasi attività svolta con i tuoi dati quali, a titolo esemplificativo e non limitativo, la raccolta, la registrazione, l’archiviazione, l’adeguamento, l’organizzazione, l’utilizzo, la divulgazione, il trasferimento o la cancellazione degli stessi in conformità alle leggi applicabili. Di seguito le finalità e le relative basi giuridiche dei trattamenti che potremmo svolgere con i tuoi dati per la partecipazione ad Eventi.

Permetterti di partecipare agli Eventi indicati al Paragrafo 1 nonché, ove applicabile, inviarti la newsletter di Pulsee che potresti aver richiesto come servizio iscrivendotici e che contiene solo materiale informativo e non commerciale, nonché fornirti qualsiasi informazione o ulteriore Servizio tu richieda ("Fornitura del Servizio").

La base giuridica di questo trattamento è legata alla necessità di adempiere a una tua richiesta ai sensi dell’art. 6.1.b del GDPR.

Inviarti comunicazioni di marketing, promozioni e pubblicità, ricerche di mercato e sondaggi, tramite e-mail, SMS, telefono, banner, posta cartacea, messaggistica istantanea, un operatore, attraverso le pagine social media ufficiali di Pulsee, nonché per attività di marketing in senso lato, incluse le manifestazioni a premio, giochi e concorsi, di prodotti e/o servizi riferibili a Pulsee o a terze parti ("Marketing").

La base giuridica di questo trattamento è il consenso ai sensi dell’art. 6.1.a del GDPR, che ti verrà richiesto preventivamente. Non sei obbligato a rilasciare il tuo consenso a Pulsee per questa finalità e, se rilasciato, potrai revocarlo in qualsiasi momento seguendo le indicazioni di cui al Paragrafo 8 senza alcuna conseguenza.

Creare un tuo profilo raccogliendo e analizzando informazioni sulle selezioni e le scelte che fai durante gli Eventi. Questo profilo potrà essere utilizzato, ad esempio, per fornirti informazioni su altri prodotti e/o servizi che Pulsee ritiene possano interessarti e per mostrarti pubblicità che potrebbero essere pertinenti ai tuoi gusti (“Profilazione”).

Pubblicazione di immagini e video in cui potrà essere inserita, senza obbligo in tal senso per Pulsee, la tua immagine, eventualmente in forma segmentata o parziale e unitamente ad altre immagini o contenuti, anche riguardanti il marchio Pulsee e/o quello delle società ad essa collegate, per finalità promozionali e informative, su internet (sito aziendale, social networks in pagine collegate a Pulsee e/o alle società ad essa collegate, newsletter), in presentazioni interne e sulla Intranet aziendale di Pulsee e/o delle società ad essa collegate, escluse le finalità commerciali di vendita diretta di prodotti e servizi (“Pubblicazione delle Immagini”).

Assolvere ad obblighi di legge che impongono a Pulsee la raccolta, conservazione per un determinato lasso temporale, l'ulteriore elaborazione di specifici dati, la comunicazione alle Autorità per obblighi contabili, fiscali o di altra natura (“Compliance”).

La base giuridica di questo trattamento è la necessità di adempiere a obblighi di legge ai sensi dell’art. 6.1.c del GDPR.

Prevenire o individuare qualsiasi abuso nei confronti di Pulsee, o qualsiasi attività fraudolenta e dunque permettere a Pulsee di tutelarsi in giudizio (“Abusi/Frodi”).

La base giuridica di questo trattamento è il legittimo interesse ai sensi dell’art. 6.1.f del GDPR.

Finalità amministrative interne e/o di reportistica di Pulsee legate anche al monitoraggio della qualità degli Eventi (“Reportistica”).

La base giuridica di questo trattamento è il legittimo interesse ai sensi dell’art. 6.1.f del GDPR.

Con chi condividiamo i tuoi dati?

Nell’ambito della gestione degli Eventi, i tuoi dati potranno essere condivisi con i soggetti indicati di seguito (“Destinatari”).

Soggetti che agiscono in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR quali: i) società che supportano Pulsee nell’organizzazione degli Eventi e nella gestione di una o più fasi dei medesimi, ovvero mettono a disposizione strumenti o piattaforme per l’organizzazione delle iniziative; ii) persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza a Pulsee in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria, finanziaria, o di altra natura; iii) le società di comunicazione che forniscono i fotografi che sono presenti all’Evento o lo staff dell’Evento, laddove non fosse composto da dipendenti di Pulsee.
Ulteriori soggetti autonomi titolari con i quali sia necessario interagire per la gestione degli Eventi come, a titolo esemplificativo e non limitativo, hosting provider o i fornitori di piattaforme per l’invio di mail, nonché ristoranti o alberghi laddove fosse previsto il pernottamento e/o il vitto in relazione ad un Evento.
Soggetti autorizzati da Pulsee (ad es. dipendenti) al trattamento di dati per svolgere attività correlate alla gestione degli Eventi, il tutto nel rispetto degli obblighi di riservatezza imposti.
Società del Gruppo Axpo a cui appartiene Pulsee per finalità amministrative interne.
Soggetti, enti od Autorità a cui sia obbligatorio comunicare i dati per finalità di Compliance, Abusi o Frodi, o per ordini delle Autorità medesime.

Dove potremmo trasferire i tuoi dati?

Considerata l’appartenenza di Pulsee al Gruppo Axpo e la presenza internazionale di quest’ultima, alcuni tuoi dati potrebbero essere condivisi con Destinatari al di fuori dello Spazio Economico Europeo (“extra UE”).

Pulsee assicura che il trattamento dei tuoi dati da parte di destinatari eventualmente stabiliti in area extra UE avverrà nel rispetto della normativa applicabile. Invero, detti trasferimenti avverranno esclusivamente sulla base di adeguate garanzie ai sensi del GDPR, quali decisioni di adeguatezza, Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea, ecc.. Potrai richiedere maggiori informazioni in merito al trasferimento dei tuoi dati seguendo le indicazioni di cui al Paragrafo 8.

Inoltre, la tua immagine potrà essere pubblicata su Internet, come specificato al precedente Paragrafo 3, se avrai dato il consenso al suo utilizzo da parte di Pulsee.

Per quanto conserviamo i tuoi dati?

I tuoi dati trattati per le finalità indicate al precedente Paragrafo 3 saranno conservati per i periodi indicati di seguito.

Per la finalità di Fornitura dei Servizi, i dati saranno conservati da Pulsee per il tempo strettamente necessario. In ogni caso, poiché tali dati verranno trattati per consentirti di partecipare agli Eventi, Pulsee potrà conservarli per un periodo maggiore, in particolare per quanto possa essere necessario al fine di proteggere i propri interessi da possibili reclami relativi ai Servizi.
Per le finalità di Marketing e Profilazione, ove presenti, i dati saranno conservati da Pulsee fino alla revoca da parte tua del relativo consenso. Successivamente alla revoca del consenso, Pulsee non utilizzerà più i tuoi dati per tali finalità, ma potrà comunque conservarli, in particolare per quanto possa essere necessario al fine di tutelare i propri interessi da possibili reclami basati su tali trattamenti.
Per la finalità di Pubblicazione delle Immagini, ove presente, i dati saranno conservati da Pulsee per il tempo necessario al perseguimento di detta finalità.
Per le finalità di Compliance, i dati saranno conservati da Pulsee per il periodo previsto da specifici obblighi legali o dalla normativa applicabile.
Per le finalità di prevenzione di Abusi/Frodi, i dati saranno conservati da Pulsee per il tempo strettamente necessario e, dunque, fino al momento in cui Pulsee avrà la necessità di tutelarsi in giudizio ovvero dovrà comunicarli alle Autorità competenti.
Per le finalità di Reportistica, i dati saranno conservati da Pulsee per il tempo strettamente necessario, nel rispetto dei principi di proporzionalità e non eccedenza.

Decorsi i periodi di conservazione, i tuoi dati verranno cancellati o resi totalmente anonimi.

Resta inteso che decorsi i termini di conservazione i tuoi dati potranno essere ulteriormente trattati per una o più delle seguenti finalità:

per la risoluzione di contenziosi avviati prima della decorrenza del periodo di conservazione;
per dare seguito ad indagini/ispezioni da parte di funzioni di controllo interno e/o Autorità esterne avviate prima della decorrenza del periodo di conservazione;
per dare seguito a richieste di Autorità pubbliche prima della decorrenza del periodo di conservazione.

Come proteggiamo i tuoi dati?

Pulsee adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la confidenzialità, integrità e disponibilità dei tuoi dati. Pulsee applica un quadro interno di politiche e standard minimi in tutte le attività svolte, ciò al fine di garantire la sicurezza dei tuoi dati. Queste politiche e standard vengono periodicamente rivisti in modo da mantenerli aggiornati con le normative e gli sviluppi tecnologici. Inoltre, i dipendenti di Pulsee e tutti i soggetti coinvolti nei processi di trattamento a vario titolo sono sottoposti a obblighi di riservatezza e non possono divulgare o trattare impropriamente i tuoi dati.

Quali sono i tuoi diritti?

Ai sensi del GDPR, hai il diritto di richiedere a Pulsee, in qualunque momento:

l'accesso ai tuoi dati personali, nonché ulteriori informazioni sui trattamenti in corso, sull’origine dei dati, le finalità e le modalità del trattamento;
la rettifica o l’aggiornamento dei tuoi dati, laddove fossero incompleti, inesatti o non aggiornati;
la cancellazione dei tuoi dati quando Pulsee non ne ha più bisogno per gli scopi per cui gli ha raccolti, tu abbia revocato il consenso, ti sia opposto al trattamento, Pulsee abbia trattato illecitamente i tuoi dati ovvero la normativa imponga a Pulsee di cancellarli;
la limitazione del trattamento dei tuoi dati, se ritieni che gli stessi siano inesatti ovvero siano stati trattati illecitamente;
di ottenere una copia dei tuoi dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
revocare il consenso eventualmente rilasciato per finalità specifiche (ad es. per scopi di marketing, profilazione, pubblicazione delle immagini ovvero trattamento dei dati particolari). La revoca del consenso non pregiudicherà i trattamenti precedentemente svolti da Pulsee e dagli altri soggetti autorizzati;
proporre un reclamo all'Autorità di Controllo competente, ovvero il Garante per la Protezione dei Dati Personali, qualora tu ritenga che il trattamento dei tuoi dati sia contrario alla normativa in vigore.

Potrai esercitare i predetti diritti inviando la tua richiesta all’indirizzo privacy@pulsee.it, specificando nell’oggetto “Esercizio dei diritti dell’interessato” o dicitura simile. Riscontreremo le tue richieste nel rispetto degli obblighi di legge entro un mese. Tale termine potrà essere prorogato di ulteriori due mesi sono in casi particolari e comprovati, tenuto conto della complessità e del numero di richieste ricevute da Pulsee.

Chi puoi contattare per maggiori informazioni?

Per ogni necessità, chiarimento o informazione relativa al trattamento dei tuoi dati, potrai contattare in qualsiasi momento il Responsabile della Protezione dei Dati (“DPO”) nominato da Pulsee e domiciliato presso la propria sede scrivendo all’indirizzo privacy@pulsee.it, specificando nell’oggetto “All’attenzione del DPO” o dicitura simile.

Come vengono effettuate le modifiche a questa informativa?

La presente informativa potrebbe essere modificata per garantire la conformità a eventuali modifiche legislative e/o per riflettere il modo in cui Pulsee tratta i dati. Quando ciò accadrà, l’informativa aggiornata verrà pubblicata nella Sezione Privacy del sito di Pulsee prima che l’aggiornamento abbia effetto. La presente versione è stata aggiornata il 1° settembre 2025.